¿Cómo utilizar la función de precarga de las respuestas mediante CSV?

La función «Precarga de las respuestas» (disponible con una cuenta PRO o PRO+ TEAM) permite integrar en tu cuestionario información previamente conocida sobre tus encuestados (contenida en una base de datos o en los resultados de otra encuesta por ejemplo).

Puedes utilizar esta función para hacer ganar tiempo a tus encuestadosverificar la validez de ciertos datos o profundizar en tus análisis gracias a esta información. 

Esta función consiste en agregar preguntas en tu cuestionario y responderlas de antemano en lugar de tus encuestados. Luego, podrás recuperar una serie de enlaces URL individuales para compartir a cada uno de tus contactos / encuestados. 


1. Agrega las preguntas que quieres precargar

En primer lugar, tienes que agregar las preguntas que quieres precargar.

En el módulo de creación, haz clic en «Nueva pregunta» y crea tu(s) pregunta(s).

Importante : Puedes precargar todos los tipos de preguntas excepto :

– la pregunta de matriz

– la pregunta de lapiz

– la pregunta de carga de documentos

– la pregunta de clasificación. 


2. Crea el archivo CSV que contenga las respuestas a importar 

Tu archivo CSV debe contener toda la información que quieres importar. Si también contiene otros datos, no es un problema. De hecho, podrás elegir no importarlos más adelante. 


AGREGA UN ENCABEZADO

Para poder importar un archivo de precarga, es necesario agregar una línea de encabezado en tu archivo CSV (etiquetas de información para cada columna).

Para mayor facilidad, te recomendamos que titules tus columnas de la misma manera que las etiquetas de tus preguntas.


PRIMERA COLUMNA
La primera columna de tu archivo CSV corresponde al identificador de tu encuestado.

De hecho, ya que cada enlace URL de precarga es individual, vas a necesitar identificar fácilmente a quién corresponde cada enlace para poder comparlo con la persona correcta. El identificador puede ser un correo electrónico, un nombre, un apellido, una serie de letras o números… Ten en cuenta que este identificador también puede ser una información precargada. 

COLUMNAS SIGUIENTES

Agrega tantas columnas como preguntas tengas de precargar. 

Cada pregunta debe estar en una columna diferente. 


Aquí te mostramos cómo presentar tu información en el archivo CSV, según los diferentes tipos de preguntas :

  • Para las preguntas de «respuesta única», solo tienes que ingresar la opción de respuesta en la celda correspondiente. 
    Importante : para evitar errores durante la importación, te aconsejamos utilizar etiquetas cortas en tus preguntas de respuesta única.
  • Para las preguntas de «respuesta múltiple», ingresa la o las opciones de respuesta en la celda correspondiente. Si necesitas importar varias opciones, sepáralas con un carácter separador (por ejemplo : /) y asegúrate de indicar el separador utilizado en las opciones de importación (Paso 3 : Asociar las columnas del CSV a las preguntas).       

           Importante : para evitar errores durante la importación, te aconsejamos utilizar etiquetas             cortas en tus preguntas de respuesta única.

  • Para las preguntas de «escala», «NPS», «slider», «smileys» o evaluación», indica el número correspondiente a la respuesta en la celda.                    Importante: si en tu archivo algunas respuestas no son correctas (por ejemplo: 11 mientras que tu escala va hasta 10), la respuesta no se precargará pero aparecerá en el CSV de los resultados. 
  • Para las preguntas de «texto» o preguntas numéricas, ingresa el texto y/o los números en la celda.                                                                                   Importante : para la pregunta numérica, hay que respetar los límites mínimo o máximo configurados en la pregunta. Si un valor no es correcto, no se precargará pero aparecerá en el CSV de los resultados. 
  • Para las preguntas de «fecha», ingresa la fecha al formato día/mes/año. Para las horas, indica las horas, los minutos y los segundos de la siguiente forma : HH:MM:SS 
    Importante : Si una fecha o una hora no es correcta, no se precargará pero aparecerá en el CSV de los resultados. 
  • Para las preguntas de «formulario», cada información del formulario debe estar en una columna diferente (ejemplo : una columna para el correo electrónico, una columna para el nombre, una columna para la empresa…).


3. Importa tu archivo de precarga

En el módulo de «Difusión» de tu cuestionario, haz clic en tu cuestionario y en «Precarga de las respuestas». Haz clic en «Importar un archivo de precarga».

  • Da un nombre a tu importación.
    Importante : Si luego decides asociar las respuestas a contactos, el grupo de contactos que crees llevará el nombre de esa importación.

Paso 1. Importa tu archivo CSV

  • Elige el archivo deseado y haz clic en «Importar»
    Importante : asegúrate de verificar las opciones de importación para que coincidan con el formato de tu archivo: separador, delimitador, codificación del archivo y separador de elección (solo para preguntas de respuesta múltiple).
  • Haz clic en «Importar un archivo de precarga».

Paso 2. Asociar la información de tu archivo a los contactos
 

Esta opción permite vincular la información precargada a contactos. Estos contactos pueden ser personas que ya están presentes en «Mis contactos». Si aún no existen en tus contactos, se crearán automáticamente.

En cualquier caso, aparecerá un nuevo grupo de contactos en «Mis contactos» con el nombre de tu importación. Este grupo contendrá todos los contactos presentes en tu archivo CSV.

Importante : los contactos solo se crearán si tu archivo contiene la información de «correo electrónico» para cada encuestado.

Asociar la información de tu archivo a los contactos permite : 

  • Visualizar la lista de cuestionarios respondidos por cada uno de tus contactos (opción disponible en «Mis contactos»).
  • Enviar los cuestionarios precargados por correo electrónico desde la plataforma de envío de Eval&GO

Paso 3. Asociar las columnas del CSV a las preguntas                                                    

En la columna de la izquierda aparecerán las etiquetas de las columnas de tu archivo CSV. Utiliza el menú desplegable para asignar cada columna a la pregunta que quieres precargar.Puedes elegir no importar cierta información: selecciona «No precargar».
Importante : La información presente en la primera columna de tu archivo también servirá como identificador. Este identificador te permite encontrar el enlace del cuestionario de cada encuestado. Por lo tanto, te recomendamos incluir en la primera columna del archivo una información como un correo electrónico, un nombre, un código, etc.

Importante : para las preguntas de respuesta única y múltiple, deberás ingresar manualmente las etiquetas de las opciones correspondientes en la celda.
Para facilitar la importación y evitar errores, te recomendamos no utilizar etiquetas demasiado largas en tus opciones de respuesta.

Haz clic en «Validar» una vez que hayas realizado la asociación. Si repites el proceso una segunda vez con el mismo formato de archivo (mismas preguntas para precargar), la asociación de las columnas del CSV y las preguntas se realizará automáticamente.

Paso 4. Recupera los enlaces URL para compartir a tus encuestados 

Para obtener los enlaces de los cuestionarios precargados y difundirlos a cada uno de tus encuestados, haz clic en el botón «Exportar enlaces».
También puedes hacer clic en el nombre de tu importación o en los tres puntos a la derecha de la línea para mostrar los enlaces y copiarlos individualmente.

Importante :  En la columna «identificador», encontrarás la información presente en la primera columna de tu archivo CSV.
Cada enlace es individual y de «uso único». La persona a la que le compartas un enlace de cuestionario precargado solo podrá contestar una vez.

5. Comparta su cuestionario pre-rellenado desde nuestra plataforma de mailing

Cuando configure su pre-rellenado, deberá ir al Paso 2 (Asociar la información de tu archivo con contactos):

  • Seleccione Sí a la pregunta «¿Quieres asociar la información de tu archivo con contactos existentes o crear contactos nuevos?».
  • Seleccione las columnas de su fichero que corresponden al Email, Nombre y/o Apellido
  • Certifique que los contactos importados son válidos y cumplen las condiciones anteriores.

Una vez que haya configurado su precumplimentación, puede prepararse para enviar su cuestionario haciendo clic en «Enviar un correo electrónico».

Paso 6. Vizualiza tus resultados

Una vez que se haya realizado la precarga, todos tus encuestados aparecerán con el estado «no iniciado» en la pestaña «Resultados por encuestado».
Si quieres verificar que la precarga se haya realizada correctamente antes de enviar los enlaces, puedes exportar en CSV los cuestionarios «no iniciados» o hacer clic en el botón «ver detalles» a la derecha de cada línea.


Una vez que tus encuestados comiencen a completar el cuestionario, el estado cambiará de  «en progreso» a «terminado».
En la columna «Fuente», la «precarga» indicará que se trata de un enlace de cuestionario precargado.