Comment utiliser la fonctionnalité de pré-remplissage des réponses par CSV ?
La fonctionnalité « Pré-remplissage » vous permet d’intégrer dans votre questionnaire des informations déjà connues sur vos répondants (contenues dans vos bases de données, ou dans les résultats d’un précédent questionnaire que vous avez réalisé par exemple).
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans l’optique de faire gagner du temps à vos répondants, pour vérifier la validité de vos informations ou bien dans le but d’approfondir vos analyses grâce à ces informations.
Le principe consiste à ajouter des questions dans votre questionnaire et à y répondre en amont, à la place de vos répondants.
Vous pourrez ensuite récupérer une série de liens URL individuels à partager à chacun de vos contacts/répondants ou envoyer votre questionnaire pré-rempli depuis notre plateforme d’envoi.
Dans un premier temps, vous devez ajouter dans votre questionnaire les questions que vous souhaitez pré-remplir.
- Rendez-vous dans le module « Création »
- Cliquez sur le type de question souhaité dans la colonne de droite et créez votre/vos question(s).
Note : Toutes les questions peuvent être pré-remplies à l’exception des questions matrices, stylo, téléchargement et classement.
2. Créez le fichier CSV contenant les réponses à importer.
Votre fichier CSV doit contenir toutes les informations que vous souhaitez importer. S’il contient également d’autres informations, ce n’est pas un problème. Vous pourrez choisir de ne pas les importer par la suite.
AJOUTEZ UN ENTÊTE
Pour pouvoir importer un fichier de pré-remplissage, il est nécessaire d’ajouter une ligne d’entête à votre fichier CSV (libellés des informations de chaque colonne).
Pour plus de facilité, nous vous conseillons d’intituler vos colonnes de la même manière que vos libellés de questions.
PREMIERE COLONNE
La première colonne de votre fichier CSV correspondra à l’identifiant de votre répondant. En effet, chaque lien de pré-remplissage étant individuel, vous aurez besoin de repérer facilement à qui correspond chaque lien, pour pouvoir les partager aux bonnes personnes.
L’identifiant peut être un email, un nom, prénom, une série de lettres ou de chiffres etc…
Notez que cet identifiant peut également être une information pré-remplie.
COLONNES SUIVANTES
Ajoutez autant de colonnes que vous avez de questions à pré-remplir.
Chaque élément qui pré-rempli une question doit se trouver dans une colonne différente.
Voici comment présenter vos informations dans le fichier CSV, en fonction des différents types de questions :
- Pour les questions « choix unique », il suffit de renseigner le choix dans la cellule correspondante.
Note : afin d’éviter toute erreur lors de l’import, nous vous conseillons d’utiliser dans vos questions à choix des libellés courts. - Pour les questions « choix multiple », il suffit de renseigner le/les choix dans la cellule correspondante. Si plusieurs choix doivent être importés, alors séparez les choix avec un caractère séparateur (par exemple : /) et n’oubliez pas d’indiquer le séparateur utilisé dans les options d’importation (Etape 3. Associer les colonnes du CSV aux questions).
Note : afin d’éviter toute erreur lors de l’import, nous vous conseillons d’utiliser dans vos questions à choix des libellés courts. - Pour les questions « échelle », « curseur », « NPS », « émoticône » et « évaluation » , il faudra indiquer le chiffre correspondant à la réponse dans la cellule.
Attention : si dans votre fichier certaines valeurs ne sont pas correctes (par exemple : 11 alors que votre échelle va de 0 à 10), la donnée ne sera pas pré-remplie mais tout de même visible dans l’export CSV des résultats. - Pour les questions « texte » ou « nombre », il suffit de mettre le texte et les nombres dans la cellule.
Attention : pour la question « nombre », il faudra respecter les limites de minimum et maximum configurées dans votre question. Si une valeur n’est pas correcte, elle ne sera pas pré-remplie mais tout de même visible dans les résultats. - Pour les questions « date », il faudra renseigner la date au format jour/mois/année. Pour les heures, il suffit d’indiquer les heures, minutes et secondes de la manière suivante : HH:MM:SS
Attention : si une date/heure est incorrecte dans le CSV, celle-ci ne sera pas pré-remplie mais tout de même visible dans l’export CSV des résultats. - Pour les questions « formulaire », chaque information du formulaire devra se trouver dans une colonne différente (ex : une colonne pour l’email, une colonne pour le nom et une colonne pour la société)
3. Importez votre fichier de pré-remplissage
Rendez-vous dans le module « Diffusion » de votre questionnaire et cliquez sur « Pré-remplissage par CSV » qui se trouve dans l’encarre « liens individuels ».
Cliquez sur « Importez un fichier de pré-remplissage ».
- Nommez votre importation
Note : Si vous choisissez par la suite d’associer les réponses à des contacts, votre groupe de contacts créé portera le nom de cet import.
Etape 1. Importez votre fichier CSV
- Choisissez le fichier désiré et cliquez sur « Importer »
Attention : pensez à vérifier les options d’importation afin qu’elles correspondent au format de votre fichier : séparateur, encadrement, encodage du fichier et séparateur de choix (pour les questions à choix multiples uniquement). - Cliquez sur « Importez un fichier de pré-remplissage ».
Etape 2. Associer les informations de votre fichier à des contacts
Cette option vous permet de lier les informations pré-remplies à des contacts. Il peut s’agir de contacts déjà présents dans « Mes contacts ». S’ils n’existent pas encore dans vos contacts, ils seront créés automatiquement.
Dans tous les cas, un nouveau groupe de contacts apparaîtra dans « Mes contacts » et portera le nom de votre import. Il contiendra tous les contacts présents dans votre fichier CSV.
Note : les contacts seront créés uniquement si votre fichier contient l’information « email » pour chaque répondant.
Associer les informations à vos contacts vous permettra de :
- Visualiser la liste des questionnaires répondus par chacun de vos contacts (option disponible dans « Mes contacts »)
- Envoyer les questionnaires pré-remplis par mail depuis la plateforme d’envoi Eval&GO.
Etape 3. Associer les colonnes du CSV à vos questions
Dans la colonne de gauche, apparaîtront les libellés des colonnes de votre CSV. Utilisez le menu déroulant pour faire correspondre chaque colonne à la question que vous souhaitez pré-remplir.
Vous pouvez choisir de ne pas importer certaines informations : sélectionnez « Ne pas pré-remplir ».
Important : l’information présente dans la première colonne de votre fichier servira également d’identifiant. Cet identifiant vous sert notamment à retrouver le lien de questionnaire de chaque répondant. Ainsi, nous vous conseillons d’intégrer dans la première colonne du fichier une information telle qu’un mail, un nom, un code etc…
Note : pour les questions à choix unique et multiples, vous devrez saisir manuellement les libellés de vos choix correspondants dans la cellule ou bien vous pouvez cliquer sur « Copier les libellés des choix » afin de recopier automatiquement les libellés de vos choix.
Afin de facilité l’importation et d’éviter toute erreur, nous vous conseillons de ne pas utiliser des libellés trop longs dans vos choix de réponse.
Cliquez sur « Valider » une fois l’association effectuée. Si vous répétez l’opération une seconde fois avec le même format de fichier (même questions à pré-remplir), l’association des colonnes du CSV et des questions se fera automatiquement !
4. Récupérez les liens et partagez-les à vos répondants
Pour récupérer les liens de questionnaire pré-remplis afin de les diffuser à chacun de vos répondants, cliquez sur le bouton « Exporter les liens »
Vous pouvez également cliquer sur le nom de votre import ou sur les 3 points à droite de la ligne afin d’afficher les liens et de les copier individuellement.
Note : Dans la colonne « identifiant », vous retrouverez les informations présentes dans la première colonne de votre fichier CSV
Important : Chaque lien est individuel et à « usage unique ». La personne à qui vous diffusez un lien de questionnaire pré-rempli ne pourra y répondre qu’une seule fois.
5. Partagez votre questionnaire pré-rempli depuis notre plateforme d’envoi
Au moment de la configuration de votre pré-remplissage, il vous faudra à l’Étape 2 (Associer les informations de votre fichier à des contacts) :
- Choisir Oui à la question « Voulez-vous associer les informations de votre fichier à des contacts existants ou créer des contacts ? »
- Sélectionner les colonnes de votre fichier qui correspondent à l’email, Prénom et/ou Nom
- Certifier que les contacts importés sont valides et remplissent les conditions mentionnées.
Ainsi, une fois votre pré-remplissage configuré, vous aurez la possibilité de préparer votre envoi de questionnaire en cliquant sur « Envoyer un mail« .
6. Visualisez vos résultats
Une fois le pré-remplissage effectué, tous vos répondants apparaîtront au statut « pas commencés » dans l’onglet « Résultats par répondant ».
Si vous voulez vérifier que votre pré-remplissage a bien fonctionné avant d’envoyer les liens, vous pouvez exporter en CSV les questionnaires « pas commencés » ou cliquer sur le bouton «voir détails » à droite de chaque ligne.
Une fois que vos répondants commencent à remplir le questionnaire, le statut passera de « en cours » à « terminé ».
Dans la colonne « Source », le statut « pré-remplissage » vous indiquera qu’il s’agissait d’un lien de questionnaire pré-rempli.