La fonctionnalité « Pré-remplissage » vous permet d’intégrer dans votre questionnaire des informations déjà connues sur vos répondants (contenues dans vos bases de données, ou dans les résultats d’un précédent questionnaire que vous avez réalisé par exemple).
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans l’optique de faire gagner du temps à vos répondants, pour vérifier la validité de vos informations ou bien dans le but d’approfondir vos analyses grâce à ces informations.
Le principe consiste à ajouter des questions dans votre questionnaire et à y répondre en amont, à la place de vos répondants.
Notez que cette fonctionnalité nécessite l’utilisation de notre plateforme d’envoi pour la publication du questionnaire.
1. Ajoutez les questions à pré-remplir
Dans un premier temps, vous devez ajouter dans votre questionnaire les questions que vous souhaitez pré-remplir.
- Rendez-vous dans le module « modifier », onglet « créer »
- Cliquez sur les questions que vous voulez pré-remplir pour les ajouter dans votre questionnaire.
Vous pouvez pré-remplir différents types de questions : choix unique, choix multiple, échelle, curseur, texte numérique, texte, classement, répartition, caractères numériques et date. - Si vous ne souhaitez pas que vos répondants voient les questions pré-remplies, cochez l’option « masquer » pour chacune des questions.
2. Créez/importez vos contacts
- Depuis le module « Mes contacts », importez votre groupe de contacts à l’aide d’un fichier CSV. Vous pouvez également créer un groupe à l’aide de contacts existants.
3. Créez le fichier CSV contenant les réponses à importer
Nous vous conseillons de reprendre le fichier CSV que vous avez utilisé pour créer vos contacts afin d’y ajouter les informations/réponses à importer.
- La première colonne du fichier « CSV » doit contenir l’email des répondants présents dans votre groupe de contacts.
- Insérez ensuite une information par colonne.
- N’oubliez pas d’insérer une ligne d’entête dans votre fichier pour repérer facilement vos informations au moment de l’importation.
Voici comment présenter vos informations dans le fichier CSV, en fonction des différents types de questions :
- Pour les questions « choix unique », il faut mettre le libellé du choix dans la cellule correspondante aux choix de la personne.
- Pour les questions à « choix multiple », il faut mettre le libellé du choix dans la cellule correspondante. S’il faut cocher plus d’un choix, alors séparez les choix avec un slash (/).
- Pour les questions type « échelle » et « curseur », il faut mettre le chiffre correspondant à la réponse dans la cellule.
- Pour les questions type « texte » ou « texte numérique », il suffit de mettre le texte dans la cellule.
- Pour les questions type « classement », il faut mettre vos choix dans l’ordre, séparés par un slash.
- Pour les questions de « répartition », il faut mettre les pourcentages pour chaque choix séparé par des slashs. Attention : la somme des chiffres doit être égale à 100, sinon cela engendrera une erreur. Par exemple, si vous avez cinq choix, la répartition pourrait être 40/10/10/20/20.
- Pour les questions type « caractères numériques », il faut mettre les chiffres de la réponse dans la cellule correspondante. Attention : il faut respecter les limites que vous avez mises en place en configurant votre question dans votre questionnaire. Si vous avez configuré une limite de quatre chiffres, alors les réponses dans votre fichier CSV ne peuvent pas dépasser cette limite.
- Pour les questions type « date », il faut mettre la date au format jour/mois/année (sauf si vous avez configuré vos paramètres Eval&GO pour qu’ils soient en mois/jour/année).
4. Créez votre pré-remplissage
- Rendez-vous dans « Publier » et cliquez sur « Pré-remplissage » => « Importer des réponses par CSV ».
- Cliquez sur « Créer un nouveau pré-remplissage ».
- Vous pouvez renommer votre pré-remplissage en cliquant sur l’icône « A » à droite du titre.
- Cliquez sur l’icône « modifier » (crayon).
- Ajoutez votre groupe de contacts en cliquant sur le bouton vert « Ajouter un groupe de contacts ». Vous pouvez aussi ajouter des contacts de manière individuelle en cliquant sur « ajouter des contacts ».
5. Importez votre fichier CSV de pré-remplissage
- Cliquez sur « Importation CSV ».
- Sélectionnez votre fichier et importez-le.
- Il vous faudra ensuite vérifier les équivalences avec la liste des emails. C’est grâce à cela que les réponses seront associées au bon contact. Quand vous êtes sûr que tous les mails sont bien reliés, cliquez sur « Enregistrer ».
- Cela affichera alors les équivalences des entêtes des colonnes de votre fichier CSV avec les questions de votre questionnaire. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les questions équivalentes.
- Quand vous sélectionnez une question, il faut ensuite indiquer les équivalences des choix.
- Pour certains types de questions, les réponses sont intégrées automatiquement. Dans ce cas vous verrez la phrase « L’intégration des données pour ce type de question est automatique ».
- Quand vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer ».
IMPORTANT : votre fichier CSV de pré-remplissage doit comporter au maximum 500 contacts. Si vous avez plus de 500 contacts dans votre fichier, il sera nécessaire de le diviser en groupes de 500.
6. Publiez votre questionnaire :
- Cliquez sur le bouton bleu « publier » ou rendez-vous directement dans le module « publier », onglet « mail ».
- En dessous de l’objet du mail, cliquez sur « Pré-remplissage » et choisissez votre pré-remplissage à l’aide du menu déroulant.
- Vous pouvez ensuite modifier votre message et les différentes options en fonction de vos besoins et cliquer sur « Valider ».
CONSEIL: n’hésitez pas à réaliser un test de pré-remplissage avec votre propre adresse email pour vérifier que tout fonctionne correctement avant de publier votre questionnaire.